Автоматизація обліку за МСФЗ: чотири прості кроки

Для кого?

З першого січня 2019 року набрали чинності зміни до закону про бухгалтерську й фінансову звітність. Для компаній, які було визначено суспільно значущими, це означає, насамперед, обов’язкове переведення обліку й звітності на міжнародні стандарти фінансової звітності. Зауважте: вони мають не здавати трансформовану звітність, а саме вести її за такими стандартами.

Крім того, є багато компаній, зокрема, малого і середнього бізнесу, які хоч і не підпадають під вимоги нового закону, проте змушені або хочуть перейти на МСФЗ. Це ті, в кого є іноземні інвестори чи кредитори, у кого переважають закордонні споживачі й партнери, «доньки» міжнародних компаній, «просунуті» сучасні бізнеси, що налаштовані працювати прозоро, які бачать перспективність переходу на міжнародні стандарти.

Від проблеми – до рішення

Звісно, можна виконати ці вимоги, працюючи вручну на основі розрахунків у Excel. Але це забирає багато часу й праці, спричиняє помилки. Тому більшість компаній вже усвідомила: доведеться або повністю змінювати ПЗ, або доробляти функціонал на базі тих облікових систем, які вони використовують (наприклад, 1С).

Фахівці компанії BDO в Україні знають, що потрібно, аби перехід клієнта на МСФЗ відбувся:

• швидко;
• легко;
• з оптимальними витратами;
• без «прихованих проблем», які спливуть у майбутньому.

Ми створили окремі додаткові модулі, які дозволяють вести облік за МСФЗ на базі  найпопулярніших інформаційних систем, не «ламаючи» при цьому типових конфігурацій. Цей досвід базується на розробках, які пройшли апробацію у клієнтів, починаючи з 2012 року.

Насамперед, ідеться про такі модулі:

• дисконтування фінансових позик;
• резерв дебіторської заборгованості;
• переоцінка основних засобів;
• уцінка запасів;
• резерв відпусток;
• оренда;
• специфічні модулі для аграрного бізнесу (біологічні активи рослинництва й біологічні активи тваринництва).

Переваги наших модулів:

• усі операції відображаються в обліковій програмі – не потрібно робити додаткових розрахунків поза обліковою системою, щоб потім вносити їх у програму ручними проводками, тому що вся історія й всі первинні документи в ній вже є;
• модулі жодним чином не впливають на роботу типових конфігурацій наявного ПЗ – технічне рішення є таким, що типова облікова система не зазнає принципових змін, оновлюючись під час виходу нових випусків платформи, що є дуже зручним.

Етапи впровадження

Фахівці BDO в Україні, виходячи з наявного досвіду, розробили алгоритм переходу клієнтів на облік за МСФЗ за модулями.

Крок перший: розроблення облікової політики за МСФЗ (4-6 тижнів)
Клієнт може створити її самостійно, запросити зовнішнього консультанта, а може звернутися до нас. Але важливо, щоб це був ґрунтовний документ, а не формальна «відписка», потрібна лише для звітності перед податковою.

Адекватний опис облікової політики дозволить нам швидко розуміти, яким буде механізм програми, яку клієнт хоче використовувати. Звісно, нам бажано розробляти облікову політику разом з клієнтом, паралельно вивчаючи нюанси його бізнесу, обліку й звітності, правильно визначивши, які саме модулі йому потрібні. Це дозволить скоротити час на подальші кроки, запустити паралельні процеси, наприклад, доопрацювати модулі під потреби клієнта.

Але важливо нагадати, що детально прописана облікова політика стане у пригоді й під час спілкування з ДФС. Облікова політика дозволить пояснити цілу низку фінансових рішень, і ДФС буде змушена враховувати це.

Крок другий: визначення потрібних модулів і їхнє доопрацювання (до 1 тижня)
Для більшості компаній вистачає стандартної конфігурації наших модулів – потрібно лише правильно визначити, які саме з них потрібні конкретному бізнесу.

Але якщо розроблений нами функціонал не відповідає певним специфічним вимогам клієнта, то ми доопрацьовуємо наявні модулі відповідно до його потреб.

Крок третій: встановлення модулів на базі клієнта (1 день – 1 тиждень)
Процес передання нашого коду й встановлення його на базі замовника може відбутися протягом робочого дня.

Це може відбуватися двома шляхами:

• ми передаємо конфігурацію з вибраними модулями ІТ-службі замовника для самостійного встановлення;
• замовник дає нам доступ, і наші фахівці інсталюють оновлення до програм клієнта (як правило, тоді процеси ідуть швидше просто завдяки досвіду).

Крок четвертий: навчання (до 1 робочого дня на кожен модуль) і допомога в заповненні довідкової інформації
Навчання може починатись і раніше, навіть під час розроблення облікової політики. Так, це будуть теоретичні знання, проте вони мінімізують часові витрати й помилки, коли систему почнуть запускати.

Насправді процес навчання за кожним модулем забирає лише 2-3 години; ще 2-3 години потрібно на налаштування системи (заповнення довідкової інформації й т. д.).  Якщо співробітники замовника мають уявлення, що таке облік за МСФЗ, ми легко навчимо їх працювати в системі відповідно до вимог облікової політики.

Також ми можемо здійснювати супровід клієнта до першої квартальної звітності за новими правилами, аби він міг переконатися, що все працює коректно. Але як показує досвід, здебільшого у цьому немає реальної потреби.

Що це дасть бізнесу?

Дехто впроваджує облік за МСФЗ, продовжуючи вести паралельно і звичний облік. Таке рішення може бути зумовленим реальною специфікою бізнесу, а може бути просто тимчасовим «страхуванням». Це вибір клієнта, проте слід нагадати, що подібна практика вимагає додаткових ресурсів. Можливо, є сенс вести паралельний облік тільки до першого звіту, а далі повністю переходити на МСФЗ.

Практика показує, що впровадження міжнародних стандартів з програмними модулями БДО Консалтинг:

• суттєво прискорює роботу облікового персоналу клієнта;
• зменшує кількість помилок (які можуть виникнути навіть у розрахунках, здійснених вручну, а потім механічно внесених до програми);
• заощаджує час на аудит (трансформації з вивантаженням даних, побудова трансформаційних таблиць, дисконтування, розрахунки за формулами й корегування звітності – все це стане непотрібним; аудитори отримуватимуть ці дані автоматично, достатньо буде їх перевірити та підтвердити правильність звітності);
• скорочує вартість аудиту (завдяки зменшенню часу на його проведення);
• знижує ризик штрафів від ДФС (для суспільно значущих компаній);
• збільшує шанси на отримання кредиту від закордонних банків чи інвесторів;
• спрощує вихід на міжнародний ринок;
• підвищує об’єктивну вартість бізнесу.

При цьому окупити інвестовані в нові модулі кошти можна дуже швидко – буквально в межах одного звітного періоду!