BDO в Україні, як офіційний партнер Microsoft, активно впроваджує інноваційні технології для автоматизації бізнес-процесів.
Основна мета — не просто впроваджувати інструменти, а адаптувати їх до реальних потреб бізнесу: оптимізувати рутинні завдання, підвищити ефективність і прозорість.
Користь від впровадження автоматизацій:
- Скорочення витрат. Проєкти з автоматизації дозволяють компаніям зменшити операційні витрати, і спрямувати час працівників на завдання з більшою цінністю. При цьому автоматизація часто ефективніша за аутсорсинг, оскільки залишає контроль над процесами всередині компанії і дозволяє гнучко адаптуватись до змін.
- Спрощення робочих процесів для працівників — прямий шлях до економії часу і підвищення рівня задоволеності. BDO в Україні проводило внутрішнє опитування рівня задоволеності, і результати щодо впливу технологій на щоденну роботу є чудовими. Наприклад, 97% співробітників підтвердили, що цифрові інструменти спростили виконання завдань. Ще 80% відзначили залученість у процеси впровадження і скорочення часу на щоденну роботу.
- Прискорення роботи. Завдяки Power Platform автоматизовано документообіг: скорочено час на обробку документів, мінімізовано помилки, поліпшено інтеграцію з внутрішніми процесами і зменшено витрати на підтримку. Наприклад, система автоматично формує документи на основі тригерів: без ручного втручання. У результаті, працівникам залишається лише швидко переглянути документи і внести необхідні правки.
- Підвищення продуктивності персоналу. Використання цифрових систем управління завданнями, обліку часу і автоматичних нагадувань сприяє ефективнішій організації роботи. Автоматизоване управління завданнями сприяє кращій організації роботи, дозволяючи зосередитися на складніших і важливіших завданнях.
Автоматизація документообігу на базі Power Platform: кейс впровадження від BDO в Україні
Запроваджена система документообігу автоматизувала процеси створення, редагування і управління документами. Раніше робота з документами вимагала участі багатьох працівників і була доволі складною, проте тепер цей процес став більш прозорим і зручним. Завдяки використанню Power Platform, вдалося мінімізувати помилки, поліпшити інтеграцію з іншими внутрішніми процесами і, відповідно, знизити витрати на підтримку. Ключова перевага впровадження кастомізованих рішень — можливість швидко та недорого вносити зміни в бізнес-процеси, що має велике значення, особливо в умовах регулярного оновлення законодавства та змін бізнес підходів і стратегій. ло
|
Було
|
Стало
|
| Повністю ручне створення договору в зовнішній системі | Конвертація угоди в договір, ліда в угоду |
| Обмежені доступи до системи (ліцензування і менеджмент) | Доступ лише для відповідальних осіб |
| Потреба одночасно тримати дані актуальними в декількох системах | Дані в одній системі |
| Повністю ручний процес перевірок, контролю, внесення інформації в систему | Інтуїтивне відстеження статусів перевірок у CRM |
Таймшити в Dynamics 365 CRM: досвід ведення обліку робочого часу
Наприкінці 2024 року компанія впровадила рішення на базі Dynamics 365 CRM для обліку робочого часу. Нова система пропонує глибинні налаштування доступів, гнучку аналітику і різноманітні конфігурації. У той час, як типові продукти часто не охоплюють повний спектр бізнес-потреб. Зменшення витрат і ефективність кастомних рішень — результат переходу на внутрішні розробки замість зовнішніх підписок.
На зображенні наведено приклад заповненого Табелю. І як вже сказано, його перевагами є:
- Легкість заповнення та адміністрування
- Договори мають прямий зв’язок з проєктами, тому розрахунок P&L, оцінка проєктів, та інші аналітичні завдання значно спрощуються.
- Багаторівнева аналітика. Від визначення середньої тривалості дзвінків, до аналітики по витратам часу на стадію Pre-sale.
Окрім зручності у веденні табелів, інтегрована система спрощує синхронізацію даних. Використання зовнішніх сервісів зазвичай вимагає складної синхронізації між кількома платформами, що створює ризики втрат або дублювання даних. Натомість рішення BDO в Україні об’єднує інформацію з усіх внутрішніх джерел в єдиному середовищі. Це забезпечує контроль безпеки на рівні доступів і моніторинг аномальної поведінки користувачів. Це дозволяє компанії знизити залежність від сторонніх вендорів, оптимізувати витрати на ліцензії та використовувати адаптивне рішення для обліку робочого часу.
Важливою перевагою екосистеми Microsoft, — зокрема Power Platform і Dynamics 365, — є хмарна архітектура. Оскільки рішення хмарні, вони не потребують локальних серверів і мають вбудоване резервне копіювання, що особливо важливо під час блекаутів. Це дозволяє працівникам зосередитися на завданнях: користувачам — на стабільній і зручній роботі в системі, адміністраторам — на пріоритетних технічних завданнях.
Після переходу від Excel до рішення на Power Platform деталізація записів зросла на 18% для внутрішніх завдань і на 30% — для клієнтських. Завдяки цьому кожна активність описується точніше, а дані одразу придатні для аналітики.
Маркетинг на базі Dynamics 365: автоматизація, персоналізація, результат
Той же 2024 рік, став для нас роком значних технологічних змін, зокрема і у сфері маркетингу. Завдяки кастомізованому маркетинговому модулю в Dynamics 365 CRM ми:
- Організували онлайн-заходи з активною аудиторією: окремі події зібрали понад 500 реєстрацій.
- Налаштували персоналізовані розсилки із запрошеннями, які адаптуються до інтересів отримувачів.
- Налаштували динамічні нагадування і детальну аналітику, що дозволило виявляти теми, які викликали найбільший інтерес, і оперативно підлаштовувати комунікацію.
- Реструктурували контактну базу. Завдяки оновленню бази та відновленню зв’язку з наявними клієнтами, можна завжди побачити історичні дані щодо людини або компанії.
Також, за допомогою використання спеціалізованого модулю, значно оптимізувалась обробка звернень. Раніше дані з форм на сайті обробляли вручну. Тепер усі запити автоматично надходять у CRM — без Excel чи проміжних систем. Відповідальні люди одразу отримують сповіщення про нове звернення, а клієнти не переживають що їхні звернення не було опрацьовано.
Такий підхід не лише оптимізував підготовку заходів, а й створив надійну основу для майбутніх маркетингових кампаній.
Що ми зрозуміли під час розробки та після впровадження автоматизації бізнес-процесів?
До впровадження цифрових рішень процеси були розрізненими й складними.Автоматизація бізнес-процесів у нашій компанії вже зараз приносить відчутні результати. Впровадження кастомізованих рішень на базі Power Platform, Dynamics 365 CRM та ChatGPT дозволило знизити витрати, підвищити ефективність роботи і забезпечити більшу гнучкість у змінах. Однак шлях до автоматизації не був простим.
Ключові уроки, які ми винесли:
- Автоматизація спрощує роботу, але вимагає правильного підходу: раніше кожен співробітник вів власний Excel, що ускладнювало управління даними. Тепер BI-аналітика працює без потреби ручного зведення даних.
- Навчання користувачів, — ключовий етап, — впровадження нових рішень вимагає пояснення їхніх переваг. Ключове завдання: показати переваги нових інструментів у порівнянні зі звичними підходами.
- Чим більше автоматизації — тим легше масштабуватися; з кожним новим цифровим рішенням стає простіше впроваджувати наступні, оскільки більше користувачів залучені в систему, а управління даними спрощується.
- Зменшення витрат: відмова від дорогих підписок на зовнішні сервіси і ефективне використання корпоративних ліцензій.
- Прозорість процесів: автоматизація документообігу, таймшитів і маркетингових комунікацій зробила робочі процеси чіткими та керованими.
- Гнучкість і адаптивність: можливість швидкого внесення змін у відповідь на нові виклики ринку чи зміни в законодавстві.
- Власні кастомізовані рішення підтвердили ефективність у порівнянні з готовими продуктами, створивши міцний технологічний фундамент для майбутніх інновацій.
Команда BDO в Україні успішно впровадила ці рішення, і всі наші працівники активно використовують їх для поліпшення роботи. Галузева група Технології, Медіа, Телекомунікації (ТМТ) слідкує за всіма технологіями і допомагає компанії та колегам оптимізувати роботу, забезпечуючи ефективне використання новітніх рішень. Якщо ви хочете оптимізувати бізнес-процеси та досягти подібних результатів, допоможемо розробити і впровадити індивідуальні рішення, адаптовані до потреб саме вашого бізнесу. Зв’яжіться з нами для обговорення найкращих варіантів для вашого розвитку!
