Робота з трудовими книжками під час дії воєнного стану

Зауважимо, що введення в Україні режиму воєнного стану жодним чином не вплинуло на особливості зберігання та ведення трудових книжок працівників.

Багато працівників хвилюються за свої трудові книжки, які теоретично можуть зазнати пошкоджень у разі пошкодження чи руйнування офісного приміщення роботодавця, де вони зберігаються, тому звертаються до керівництва з проханням віддати їхні трудові книжки на руки під розписку про повернення після закінчення дії воєнного стану.

Вам також може бути цікаво: Чому українцям важливо працювати на українську економіку?

Тому як і в роботодавців, так і в працівників у зв’язку із цим виникає багато запитань. На деякі з них ми спробуємо надати відповідь нижче.

     1. Чи можна та чи потрібно видавати трудові книжки працівникам на руки через дію воєнного стану?

Ні, не потрібно. Роботодавець і надалі має зберігати паперові трудові книжки діючих працівників на підприємстві.

Оскільки дію Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників від 29.07.1993 № 58 ніхто не скасовував, трудові книжки видаються працівникам на руки лише в разі їхнього звільнення з підприємства, а відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видання трудових книжок все ще покладається на керівника підприємства.

Але, починаючи з 10.06.2021 відповідно до норм Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX, працівникам і їхнім роботодавцям надано п'ять років для переведення трудових книжок у електронний формат. Після чого паперова трудова книжка буде непотрібна і може бути передана на зберігання діючому працівнику або ж за бажанням працівника, може вестися паралельно з електронною трудовою.

Таким чином у разі, якщо паперова трудова книжка відсканована чи оцифрована та відправлена до ПФУ, вона може бути передана на зберігання діючому працівнику відповідно до його заяви та наказу.

Цікаве з теми: Особливості кадрового обліку / трудових відносин в умовах дії воєнного стану

     2. Чи потрібно вносити запис про мобілізацію до трудової книжки?

Оскільки 24.02.2022 внаслідок широкомасштабного вторгнення Російської Федерації в Україну, Указом Президента України № 69/2022 було оголошено загальну мобілізацію.

У багатьох кадровиків підприємств, працівники яких були мобілізовані, виникло запитання, чи вносити запис про мобілізацію до трудових книжок таких працівників. Так як чіткої відповіді на запитання щодо того, чи потрібно робити запис про мобілізацію в трудовій книжці, в Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників немає, ми спробували знайти відповідь у чинному законодавстві.

Так, згідно із законодавством, за працівниками призваними на військову службу за призовом під час мобілізації на особливий період (повний перелік наведено в ст.119 КЗпП України), на строк до його закінчення або до дня фактичного звільнення працівника, зберігаються місце роботи, посада і середній заробіток на підприємстві, на якому вони працювали на час призову.

Таким чином, роботодавець має видати наказ про увільнення мобілізованого працівника від роботи на час проходження ним служби зі збереженням місця роботи, посади та середнього заробітку.

А ось запис про мобілізацію до трудової книжки вносити не потрібно, так як це не передбачено жодним нормативним актом.

     3. Чи буде вважатися порушенням невидання трудової книжки звільненому працівнику в день його звільнення під час дії воєнного стану?

На сьогодні багато підприємств, офісні приміщення яких розташовані в зоні, де ведуться бойові дії, не мають доступу до кадрових документів і до трудових книжок працівників. Працівники таких підприємств були вимушені евакуюватися в інші регіони України чи за кордон. Там де є можливість, працівники виконують роботу дистанційно, а деякі працівники навіть переїхали зі своїми підприємствами в спокійніші регіони України.

Отже, якщо працівник, працевлаштований до 10.06.2021 та його трудова все ще зберігається в роботодавця, хоче звільнитися за власним бажанням чи за згодою сторін і забрати трудову книжку, а роботодавець не має можливості видати йому трудову книжку, то чи буде це вважатися порушенням законодавства?

Відповідь — так, це буде вважатися порушенням, так як роботодавець зобов’язаний видати такому працівникові трудову книжку в день його звільнення.

А от відповідальність, це вже інше питання. Вважаємо, що в умовах дії воєнного стану сторона, яка не може виконати зобов’язання через обставини непереборної сили, звільняється від відповідальності за невиконання зобов’язань.

     4. Що робити з трудовою книжкою працівника, який загинув під час війни?

У разі загибелі працівника під час війни внаслідок бойових дій, його трудову книжку необхідно видати його найближчим родичам під розписку або надіслати поштою за їхньою вимогою.

Якщо з якихось причин трудова книжка не була одержана родичами такого працівника, тоді роботодавцю потрібно зберігати її протягом 2 років окремо від інших трудових книжок діючих працівників, а після того, як строк зберігання сплине, така трудова ще має зберігатися в архіві роботодавця протягом 50 років. Після закінчення строку архівного зберігання незатребувані трудові книжки можна знищити в установленому порядку (п. 6.2 Інструкції № 58).

     5. Що робити, якщо працівник втратив трудову книжку під час війни?

Оскільки трудова книжка не найголовніша річ у житті людини, про яку вона має думати насамперед, коли в поспіху збирає речі та тікає від війни, але її відсутність може стати причиною відмови при майбутньому працевлаштуванні.

Проте не варто хвилюватися із цього приводу, так як у цій ситуації є кілька можливих варіантів:

1. Якщо працівник перебуває в трудових відносинах та його трудова книжка залишилась у роботодавця, він може влаштуватися на іншу роботу за сумісництвом. Сподіваємося, що після закінчення війни, доступ роботодавця до кадрової документації буде відновлено і працівник зможе отримати оригінал трудової книжки.
2. Якщо ж працівник вже звільнився на момент залишення місця проживання або згодом і в нього немає із собою трудової книжки, пропонуємо розглянути наступні варіанти:

• Відповідно до ст. 24 КЗпП України, при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Якщо трудова книжка працівника вже була оцифрована та подана до Пенсійного фонду України (ПФУ) та й навіть якщо ні, в персональному кабінеті застрахованої особи на порталі ПФУ в розділі «Електронна трудова книжка» починаючи з 1998 року відображаються відомості про трудові відносини працівника за основним місцем роботи за даними персоніфікованого обліку ПФУ. Таким чином працівник може замовити витяг з реєстру застрахованих осіб особисто або через представника в територіальному відділенні ПФУ за новим місцезнаходженням або онлайн на порталі електронних послуг ПФУ, або ще простіше — на порталі Дія, заповнивши заяву на отримання послуги. Також можна отримати довідки за формою ОК-5 та ОК-7 (індивідуальні відомості про застраховану особу). Звертаємо увагу, що отримання витягу є безкоштовним.
  Такі відомості / витяг / довідки можуть бути подані працівником при працевлаштуванні.
   
• Також Інструкцією про порядок ведення трудових книжок № 58 передбачена можливість оформлення дубліката трудової книжки. Так, згідно з розділом 5 Інструкції його оформлення здійснюється, зазвичай, за останнім місцем роботи. У разі відновлення доступу до трудової книжки записи з дубліката про періоди роботи переносяться до трудової книжки, а дублікат анулюється. 

У будь-якому разі, звертаємо вашу увагу, що нині відсутність трудової книжки не є підставою для відмови в прийнятті на роботу.

Зверніться за консультацією у випадку, якщо залишилися додаткові запитання.