Для багатьох обов'язки, які виконуються працівниками, які готові до роботи віддалено, тривали без істотних перерв. Однак процеси, які пов'язані з робочим місцем в офісі і стаціонарними телефонами, сильно постраждали.
У постійному прагненні до підвищення безперервності бізнесу та організаційної ефективності багато хто розглядає переваги робототехніки для автоматизації бізнес-процесів. Команда BDO з технічних консультативних послуг (TAS) досліджує, як роботизована автоматизація процесів (RPA) може підвищити стійкість і продуктивність для малого і середнього бізнесу або організації середнього ринку.
Що таке роботизована автоматизація процесів (RPA)?
Історично склалося так, що коли бізнес хотів автоматизувати процес, він оновлював програмні додатки, додаючи нові функції для скорочення втручання працівників. Це вимагає інвестицій в розробку програмного забезпечення або купівлю нових програмних модулів, де логіка бізнес-процесу запрограмована в оновленому додатку.
Роботизована автоматизація процесів дотримується іншого підходу. Замість створення або купівлі нових функціональних можливостей додатків для конкретного бізнес-процесу, інструмент RPA розгортається для взаємодії з наявними бізнес-додатками точно також, як це зробив би працівник. Це може бути через:
- Виконання ключових прийомів,
- Розуміння форм і повідомлень призначених для користувача інтерфейсу (UI), а також
- Прийняття рішень на основі заздалегідь визначених сценаріїв, які слідують бізнес-правилами.
Інструмент RPA налаштований для виконання логічного бізнес-процесу. Сценарії створюються і оновлюються шляхом копіювання наявних дій співробітників без витрат і ризику залучення розробників програмного забезпечення. Інструменти RPA надзвичайно багатофункціональні й можуть бути налаштовані для виконання декількох бізнес-процесів. Вони можуть інтегрувати безліч додатків на різних технічних платформах і джерелах даних.
Чому RPA може додати цінність?
RPA забезпечує максимальну вигоду, коли використовується для повторюваних, об'ємних, трудомістких, заснованих на правилах бізнес-процесів.
- Обробка рахунків-фактур на купівлю — збір рахунків-фактур на купівлю в декількох форматах (PDF, Word, електронна пошта і тощо), звірка їх із замовленнями на купівлю і організація оплати.
- Замовлення на продаж — збір замовлень, забезпечення узгодженості даних у корпоративних системах, запуск виробництва, доставлення і виставлення рахунків.
- Вивірка рахунку — уточнення даних з декількох джерел і вивірка, починаючи від замовлення на купівлю і до видаткової накладної.
- Введення даних ERP — автоматизація збору, обробки та валідації даних.
- Консолідація та валідація даних — вибірка даних з декількох структурованих і неструктурованих джерел для порівняння, валідації та звітності.
- Розрахунок заробітної плати — уточнення і об'єднання статичних і транзакційних даних з декількох джерел, обробка відповідно до внутрішніх контрактів і місцевих законів, доставлення документації і оплата.
- Оформлення працівників, які приєдналися до колективу і вибули з нього — збір даних з декількох джерел, активація або деактивація облікових записів користувачів, поширення інформації та ведення журналу.
Які переваги RPA?
Впровадження RPA в бізнес має багато переваг, і це максимально ефективно в середовищах, де застарілі системи і заплутані робочі процеси можуть призвести до помилок працівників.
Підвищення швидкості виконання бізнес-процесів
- Навіть з обмеженим апаратним забезпеченням інструмент RPA може обробляти повторювані бізнес-транзакції набагато швидше, ніж навіть найкваліфікований і найвідданий своїй справі працівник.
- Інструмент RPA доступний 24 години на добу, 7 днів на тиждень, 52 тижні на рік.
- Після створення сценарію RPA, бізнес-процес може виконуватися багаторазово, без необхідності втручання працівників.
Зниження витрат на виконання
- Один RPA може автоматизувати безліч бізнес-процесів і інтегрувати різні додатки.
- Сценарії RPA можуть бути створені нетехнічним персоналом і можуть бути змінені відповідно до зміни бізнес-процесів.
- Інструменти RPA взаємодіють безпосередньо з додатками і не вимагають декількох робочих місць працівників і відповідно офісів.
- Можливість RPA може швидко адаптуватися до бізнес-обставин.
Зменшення кількості помилок
- Інструмент RPA завжди буде виконувати бізнес-процес відповідно до інструкцій.
- Будь-які помилки будуть повторюватися до тих пір, поки не будуть виявлені, що полегшує діагностику і корекцію.
- Через швидкість виконання, процес може повторитися за кількома сценаріями для перехресної перевірки результатів.
Які недоліки RPA?
RPA може бути корисним для багатьох підприємств, але може бути і невигідним в умовах, коли системи знаходяться в стані зміни, призначені для користувача інтерфейси змінюються або автоматизація за допомогою людини вже вбудована безпосередньо в додатки.
Чутливий до нестабільності
- RPA взаємодіє з наявними додатками через призначений для користувача інтерфейс, а не вбудований в них.
- В результаті будь-які зміни, внесені в призначені для користувача інтерфейси або робочі процеси, або будь-які нестабільності, якими б незначними вони не були, можуть привести до порушення процедур RPA.
- У той час, як працівники просто скорегують свою поведінку, щоб виправити ситуацію, RPA не може це зробити.
Витрати на розгортання і технічне обслуговування
- Розгортання інструменту RPA вимагає певних навичок і часу. Тут може бути і швидке освоєння нової технології, тому не слід недооцінювати початкові витрати і терміни здійснення.
- Коли рішення RPA готове і запущено, потрібно провести обслуговування, особливо якщо пов'язані з ним системи й додатки регулярно оновлюються.
Очікування мають бути раціональними, а команди — впевненими
- Розгортання RPA вимагає глибокого розуміння автоматизованих бізнес-процесів.
- RPA все ще є відносно новою сферою і може розглядатися працівниками як негативний чинник, а не як вигода, викликаючи збої в роботі персоналу.
- Однак впровадження RPA дозволяє працівникам зосередитися на менш рутинних, і більш творчих завданнях, що підвищує ступінь задоволеності від роботи.
Чи слід вам розглянути питання про впровадження RPA?
RPA — це сфера, що швидко розширюється з точки зору постачальників, якості й можливостей додатків RPA, а також кількості підприємств, які впроваджують цю технологію й отримують вигоду від цього. Безсумнівно, впровадження RPA дає значні переваги, але компанії мають чітко розуміти, що бізнес-процеси мають бути добре пристосовані до автоматизації.
Можна недооцінити вартість впровадження і підтримки конфігурації RPA. Слід враховувати як вартість ліцензування програмного забезпечення, так і вартість консультацій з досвідченими й кваліфікованими третіми сторонами, які можуть знадобитися для досягнення максимальної вигоди від впровадження.
Ціноутворення RPA є складним і не піддається простому, прямому порівнянню з витратами на одного або декількох працівників. Однак потенційні переваги забезпечення готовності до безперервності бізнесу та операційної ефективності вимагають подальшого вивчення.
Джерело BDO United Kingdom